Cara Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik untuk Kontrak Bernilai Besar

Memilih jenis tanda tangan elektronik perlu disesuaikan dengan nilai dan risiko kontrak yang ditandatangani. Untuk kontrak bernilai besar, gunakan tanda tangan yang terikat pada Sertifikat Elektronik dari penyelenggara resmi.

Banyak perusahaan meneken kontrak bernilai besar tanpa tahu tanda tangannya tergolong jenis apa. Memilih jenis tanda tangan elektronik kerap dianggap urusan teknis tim IT semata. Padahal keputusan itu ikut menentukan kuat atau rapuhnya posisi perusahaan saat sengketa muncul.

Persoalannya baru terasa ketika dokumen mulai dipermasalahkan. Pihak lawan cukup mempertanyakan siapa yang sebenarnya membubuhkan tanda tangan di sana. Bila sistem tidak mampu menjawabnya, nilai pembuktian dokumen ikut melemah. Kerugiannya merembet ke waktu, biaya hukum, sampai hubungan bisnis yang sudah dibangun lama.

Jalan keluarnya sebenarnya tidak rumit. Sesuaikan tingkat jaminan tanda tangan dengan besarnya risiko kontrak. Untuk transaksi besar, pakai tanda tangan yang melekat pada Sertifikat Elektronik terbitan penyelenggara resmi.

Empat Tingkatan yang Perlu Dikenali Sebelum Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik

Tidak semua tanda tangan digital berdiri di level yang sama. Pembedanya terletak pada cara sistem mengikat identitas penandatangan ke dokumen. Semakin kuat ikatan itu, semakin sulit dokumen disangkal di kemudian hari.

• Simple: hasil pindai tanda tangan basah yang ditempel ke dokumen, tanpa perlindungan enkripsi apa pun.

• Basic: mampu menunjukkan perubahan dokumen, namun identitas penandatangannya belum terverifikasi.

• Advanced: terkait unik dengan penandatangan, tetapi tidak berada di bawah pengawasan lembaga terpercaya

.• Qualified: memakai kriptografi asimetris dan PKI, identitas sudah terverifikasi, serta diawasi Kementerian Komunikasi dan Digital.

Di mana letak batas amannya

Tiga jenis pertama masih menyisakan celah pembuktian yang lebar. Hanya tanda tangan tersertifikasi yang diakui setara dengan tanda tangan basah. Pengakuan itu bersandar pada Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta aturan turunannya.

Bedanya terasa saat dokumen dibuka kembali dua atau tiga tahun setelah diteken. Tanda tangan tersertifikasi masih bisa menunjukkan siapa penandatangannya dan kapan proses itu terjadi.

Nilai Kontrak Menentukan Tingkat Jaminan yang Dibutuhkan

Memo internal dan perjanjian kerja sama vendor jelas punya bobot risiko berbeda. Karena itu kebijakan perusahaan sebaiknya berjenjang, bukan diseragamkan. Memilih jenis tanda tangan elektronik idealnya berangkat dari peta risiko tersebut.

Di lapangan, banyak tim legal baru menyusun peta ini setelah menerima temuan audit. Padahal pemetaan awal hanya butuh satu sesi bersama tim keuangan dan operasional. Hasilnya dipakai bertahun-tahun sebagai acuan seluruh unit kerja.

Tahapan menyusun kebijakannya

1. Petakan jenis dokumen beserta nilai dan risikonya masing-masing.

2. Tentukan siapa saja yang berwenang menandatangani tiap kelompok dokumen.

3. Pastikan penyedia layanan berstatus penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui.

4. Uji hasil pembubuhan melalui pembaca PDF atau portal verifikasi resmi.

5. Simpan dokumen bersama jejak auditnya dalam satu sistem yang tertata.

Kesalahan yang Kerap Muncul Saat Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik

Kekeliruan paling umum adalah menyamakan tampilan dengan keabsahan. Gambar tanda tangan yang rapi tidak menjamin apa pun secara hukum. Yang dinilai justru sertifikat di baliknya, bukan goresan tintanya.

Kekeliruan kedua muncul dari kebiasaan lama. Dokumen ditandatangani lebih dulu, urusan legalitas dipikirkan belakangan. Pola ini menyulitkan ketika ratusan dokumen sudah beredar ke banyak pihak.

Menganggap semua penyedia setara

Status penyedia perlu dicek sejak awal, bukan setelah dokumen telanjur dikirim. Perusahaan yang rutin meneken kontrak sebaiknya memakai layanan tandatangan elektronik tersertifikasi. Daftar penyelenggara yang diakui dapat ditelusuri melalui kanal resmi Komdigi.

Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022 mengatur tata kelolanya. Aturan itu juga memisahkan penyelenggara instansi dengan penyelenggara non-instansi sesuai peruntukannya.

Menjaga Kontrak Tetap Bisa Dibuktikan Bertahun-tahun Kemudian

Kontrak kerja sama sering berumur lebih panjang daripada masa berlaku sertifikat penandatangannya. Di titik inilah banyak arsip digital kehilangan daya buktinya tanpa disadari.

Fitur long term validation menjawab persoalan tersebut. Dokumen tetap dapat diverifikasi meski masa berlaku sertifikatnya sudah habis. Stempel waktu dan catatan aktivitas melengkapi alat bukti ketika dokumen diperiksa ulang.

Jejak audit juga membantu di luar ruang sidang. Tim internal bisa menelusuri siapa menyetujui apa tanpa membongkar tumpukan surat lama.

Menakar Risiko Sebelum Dokumen Diteken

Intinya, tingkat tanda tangan harus mengikuti bobot dokumennya. Kontrak besar menuntut identitas terverifikasi, integritas terjaga, dan riwayat yang bisa ditelusuri. Keputusan itu sebaiknya diambil sebelum dokumen beredar, bukan setelah masalah muncul. Memilih jenis tanda tangan elektronik yang tepat pada akhirnya adalah keputusan manajemen risiko.

ezSign merupakan layanan dari PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, serta pengelolaan dokumen dalam satu platform. Perusahaan yang sedang menyusun kebijakan tandatangan elektronik dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.