ezSign Satukan Tanda Tangan Elektronik dan e-Meterai dalam Satu Aplikasi

ezSign menggabungkan layanan tanda tangan elektronik dan e-meterai dalam satu aplikasi untuk mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan. Integrasi ini membantu menghemat waktu, mengurangi kesalahan penggunaan meterai, dan mencegah beredarnya beberapa versi dokumen.

Tim legal sebuah perusahaan menyiapkan tiga puluh kontrak dalam sepekan. Meterainya dibeli di satu platform, penandatanganannya dikerjakan di platform lain. Berkas berpindah dua kali, dan dua versi sempat beredar bersamaan. Pengalaman seperti itulah yang melahirkan kebutuhan atas aplikasi ezSign.

Kerugiannya tidak berhenti pada waktu yang terbuang. Meterai kadang terbubuh pada versi yang akhirnya tidak dipakai. Pada kasus lain, dokumen yang sudah diteken harus diulang karena urutannya salah.

Pangkal masalahnya terletak pada proses yang terbelah. Cara beli meterai elektronik dan langkah penandatanganan sebenarnya bisa berada dalam satu alur. Yang perlu dipahami lebih dulu adalah mengapa keduanya memang berbeda.

Dua Kewajiban Berbeda yang Sering Dikerjakan Terpisah

Pajak dokumen dan keaslian pihak

Banyak orang menganggap keduanya satu paket. Kenyataannya keduanya menjawab persoalan yang berbeda. Meterai adalah bukti pelunasan pajak atas dokumen, sesuai Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020.

Tanda tangan elektronik menjawab hal lain, yaitu siapa yang menyetujui isi dokumen. Satu dokumen bisa memerlukan keduanya, dan sering memang begitu. Penyatuan dalam aplikasi ezSign bersifat praktis, bukan menggabungkan fungsi hukumnya.

Perbedaan itu punya akibat yang nyata. Dokumen yang hanya bermeterai tidak membuktikan siapa yang menyetujuinya. Dokumen yang hanya diteken belum memenuhi kewajiban pajaknya. Keduanya karena itu tidak bisa saling menggantikan.

Yang Berubah Ketika Keduanya Ada dalam Aplikasi ezSign

Satu berkas, satu riwayat

Perubahan paling terasa justru pada hal yang tidak terlihat. Berkas tidak lagi diunduh dan diunggah berkali-kali antarsistem. Setiap langkah tercatat pada riwayat yang sama.

Manfaatnya muncul saat dokumen dipertanyakan setahun kemudian. Anda tidak perlu menyusun ulang kronologi dari dua sumber berbeda. Riwayat pembubuhan, waktu, dan pihak yang terlibat berada pada satu tempat.

Hal kedua menyangkut pengendalian versi. Pada proses yang terbelah, setiap unduhan berpeluang melahirkan salinan baru. Aplikasi ezSign menahan dokumen tetap di satu tempat sampai seluruh langkah selesai.

Urutan Pembubuhan yang Sering Terbalik

Mengapa meterai sebaiknya lebih dulu

Ini kekeliruan teknis yang paling sering terjadi di lapangan. Sebagian pengguna menandatangani dokumen lebih dulu, lalu menambahkan meterainya. Pembubuhan meterai setelah itu mengubah isi berkas.

Akibatnya pembaca PDF akan melaporkan dokumen berubah setelah diteken. Tanda tangannya tidak hilang, tetapi keterangannya memicu keraguan penerima. Urutan yang disarankan karena itu cukup sederhana:

1. Siapkan dokumen dalam bentuk final, tanpa rencana penyuntingan lagi

2. Bubuhkan meterai elektronik pada berkas tersebut lebih dulu

3. Jalankan peninjauan internal bila dokumennya memerlukan persetujuan

4. Lakukan penandatanganan oleh seluruh pihak secara berurutan

5. Simpan berkas aslinya, lalu bagikan tautan unduhnya

Langkah pertama paling menentukan hasil akhirnya. Dokumen yang masih mungkin disunting sebaiknya belum dibubuhi apa pun.

Bagaimana bila urutannya sudah terbalik? Dokumen lama tidak perlu dibuang. Jelaskan kronologinya kepada penerima, lalu sertakan riwayat pembubuhannya. Untuk dokumen berikutnya, perbaiki urutannya sejak awal.

Saldo yang Terpisah dan Sering Disalahpahami

Dua pos yang perlu dipantau

Di sinilah pengguna baru paling sering tersandung. Saldo untuk penandatanganan dan saldo meterai bukan satu kantong yang sama. Keduanya diisi terpisah dan berkurang terpisah.

Alasannya berkaitan dengan sifat keduanya:

• Meterai elektronik diterbitkan Peruri, dan nilainya adalah pajak dengan tarif tetap

• Kuota penandatanganan terkait penerbitan sertifikat bagi pengguna

• Keduanya dicatat terpisah agar pelaporan pajaknya tetap dapat ditelusuri

Ada satu kekeliruan turunan yang sering menyusul. Sebagian pengguna mengira kuota penandatanganan otomatis menyediakan e-Meterai. Dua hal itu berasal dari sumber yang berbeda. Yang satu kuota layanan, yang lain pembayaran pajak.

Pemahaman ini mencegah kejadian yang menjengkelkan. Dokumen sudah siap, tenggat sudah dekat, tetapi salah satu pos saldonya kosong. Pemeriksaan kedua pos sebaiknya dijadikan kebiasaan sebelum pekerjaan dimulai.

Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Memakai Aplikasi ezSign

Dari akun perorangan sampai integrasi sistem

Kebutuhan setiap organisasi tidak seragam. Untuk volume kecil, bekerja langsung melalui antarmuka web sudah memadai. Untuk volume besar, pekerjaan manual per dokumen justru menjadi beban baru.

Beberapa hal yang layak disiapkan lebih dulu:

• Data badan usaha dan penanggung jawab akun sesuai dokumen resmi

• Perkiraan jumlah dokumen bulanan, untuk memilih pola pembayaran

• Rencana integrasi bila penandatanganan akan dipicu dari sistem internal

Pola pembayarannya tersedia dalam bentuk prabayar maupun pascabayar. Pilihan ini sebaiknya ditentukan setelah volume dokumennya diperkirakan. Mengubahnya di tengah jalan memang mungkin, tetapi menambah pekerjaan administrasi.

Yang sebaiknya diuji lebih dulu

Jalankan satu dokumen percobaan sebelum memindahkan seluruh proses. Periksa hasilnya pada pembaca PDF yang biasa dipakai mitra Anda. Uji juga pembukaannya pada ponsel, karena banyak penerima membacanya di sana.

Sertakan satu dokumen yang memuat kedua pembubuhan sekaligus. Hasilnya menunjukkan apakah urutannya sudah benar di sistem Anda. Pemeriksaan sepuluh menit di awal mencegah pengerjaan ulang berminggu-minggu.

Menilai Kebutuhan Sebelum Menyatukan Proses

Yang sebaiknya dibicarakan di awal

Menyatukan dua langkah dalam aplikasi ezSign menghemat waktu, bukan menghapus kewajiban. Pajak dokumennya tetap harus dibayar sesuai tarif yang ditetapkan. Keaslian pihaknya tetap bersandar pada sertifikat yang diterbitkan.

Yang benar-benar berubah adalah jumlah perpindahan berkas dan risiko salah versi. Dua hal itu justru penyebab paling umum pekerjaan ulang. Bagi tim yang menangani puluhan dokumen elektronik setiap bulan, selisihnya terasa nyata.

Pertanyaan yang lebih berguna bukan seberapa lengkap daftar fiturnya. Yang lebih menentukan adalah seberapa cocok aplikasi ezSign dengan alur kerja tim Anda.

ezSign adalah layanan milik PT Solusi Identitas Global Net. Statusnya tercatat sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik non-instansi di bawah pengawasan Komdigi. Kebutuhan layanan e-signature, pembubuhan meterai, dan integrasi sistem sebaiknya dibicarakan lebih dulu sebelum memutuskan.